Foaia de parcurs și cerințele ANAF în 2026

De ce contează foaia de parcurs pentru firma ta

Foaia de parcurs este documentul prin care firma sau PFA-ul demonstrează că un vehicul a fost folosit exclusiv în scop economic. Fără acest document, Codul Fiscal limitează deducerea cheltuielilor și a TVA-ului la 50% — atât pentru combustibil, cât și pentru întreținere, asigurări, reparații sau piese de schimb.

În contextul actual, cu prețuri la carburanți peste 8 lei/litru și costuri auto în creștere, diferența între 50% și 100% înseamnă bani reali — câteva sute sau mii de lei pe lună, pentru fiecare vehicul.

Cele 4 elemente obligatorii cerute de Codul Fiscal

Conform pct. 68 alin. (2) din Normele metodologice de aplicare a art. 298 din Codul Fiscal (TVA) și pct. 16 alin. (2) din normele aplicabile art. 25 (impozit pe profit), foaia de parcurs trebuie să cuprindă cel puțin:

1. Categoria vehiculului — autoturism, autoutilitară, camion etc.
2. Scopul și locul deplasării — concret și legat de activitatea economică (vizită client, livrare, bancă, vamă, ANAF).
3. Kilometrii parcurși — la plecare și la sosire, cu totalul pe cursă.
4. Norma proprie de consum de carburant pe kilometru parcurs.

Cine este obligat să întocmească foi de parcurs

Obligația apare pentru orice entitate juridică care deține sau folosește un vehicul cu masă totală sub 3.500 kg și sub 9 scaune și vrea să deducă integral cheltuielile:

• SRL-uri și SA-uri cu autoturisme în patrimoniu, leasing sau comodat
• PFA-uri și întreprinderi individuale care folosesc un autovehicul în activitate
• ONG-uri cu vehicule alocate proiectelor

Pentru autoutilitarele peste 3,5 tone, vehiculele cu peste 9 scaune și categoriile speciale (servicii de urgență, taximetrie, școli de șoferi, agenți de vânzări), limitarea de 50% nu se aplică și foaia de parcurs nu este obligatorie pentru deducere. O autoutilitară sub 3.500 kg, cu cel mult 9 locuri, rămâne în aceeași regulă ca autoturismul — detaliat în articolul despre autoutilitară și autoturism.

Deducere 50% vs 100% — diferența concretă

Pentru un vehicul cu cheltuieli de 1.000 lei/lună (combustibil + întreținere) + 190 lei TVA, regimul de 100% înseamnă o economie de aproximativ 275 lei pe lună (95 lei TVA + 80 lei impozit pe profit + 100 lei cheltuială deductibilă suplimentară). Pe an, pentru 3 vehicule, vorbim de ~10.000 lei.

Format acceptat: hârtie, Excel sau aplicație online

Legislația acceptă orice format, atât timp cât foaia poate fi prezentată la cerere — pe hârtie, pe ecran sau printată. În practică, firmele moderne aleg una din trei variante:

Foaie consolidată lunară (PDF/Excel)

O singură foaie per vehicul per lună, cu toate rutele și alimentările într-un tabel. Reduce volumul de documente și permite reconcilierea la final de lună.

Excel cu FAZ încorporat

Pentru firme cu contabilitate internă riguroasă. Calculează automat consumul normat vs. real și generează fișa de activități zilnice.

Aplicație cloud

Rute zilnice introduse în aplicație, export lunar PDF (foaie + FAZ). Cea mai mică șansă de erori și completare retroactivă.

Lunar, săptămânal sau zilnic?

Legea nu impune o frecvență. O singură foaie pe lună cu toate deplasările și alimentările este perfect legală. În practică:

• Pentru firme cu trasee repetitive (același client, aceeași rută), o foaie pe lună este suficientă și eficientă.
• Pentru flote cu trasee variabile, completarea săptămânală scade riscul de uitare și de inconsistențe la control.
• Completarea retroactivă pe luni întregi este vizibilă pentru inspectori (aceeași cerneală, același scris) — riscul de respingere crește.

Greșeli frecvente care anulează deducerea la control

Scop vag sau generic

„Deplasare serviciu" în loc de „livrare comandă #123 la SC Alpha SRL București". Inspectorii resping formulările care nu pot fi corelate cu activitatea firmei.

Kilometri nerealiști

Diferența între odometru și totalul foilor ridică suspiciuni. La control se compară km din bord cu cele declarate pe foi.

Consum inconsistent

Alimentările nu se potrivesc cu km parcurși și capacitatea rezervorului. Formula simplă: km × normă ≈ litri consumați.

Lipsa normei de consum

Norma proprie de consum este unul din cele 4 elemente obligatorii. Norma copiată din alt vehicul sau din cartea tehnică fără ajustare e vizibilă.

Foi completate retroactiv

Perioade lungi completate la grămadă, semnate odată. Inspectorii observă aceeași cerneală, același scris, același tipar pe 12 luni.

Cât timp se păstrează foile de parcurs

Foile de parcurs sunt documente justificative contabile. Conform Legii contabilității nr. 82/1991 și OMFP 1969/2007, se păstrează minimum 5 ani de la data întocmirii. Recomandarea practică: 10 ani, având în vedere prescripția generală fiscală.

Ce nu trebuie să faci

Nu inventa trasee

Nu „construi" trasee la sfârșitul anului fără bază reală. ANAF compară foile cu facturile, bonurile și contractele clienților.

Nu copia același template

Un fișier identic pe 12 luni, completat manual cu aceeași mână, e vizibil la control. Variația naturală a traseelor trebuie să se reflecte în foi.

Nu omite scopul concret

„Scop personal" e o opțiune valabilă, dar atrage automat limitarea la 50%. Pentru 100%, fiecare cursă trebuie legată de activitatea economică.

Concluzia practică

Foaia de parcurs nu este un formular complicat. Cele 4 elemente obligatorii sunt clare. Dificultatea reală este menținerea ei la zi, lună de lună, pentru fiecare vehicul, cu coerența între kilometri, consum și rezervor. De aici vine valoarea unei aplicații dedicate: scoate povara de pe contabil sau administrator și asigură consistența cerută la control.

Mai multe detalii

• Deducere 100% combustibil: condițiile pentru TVA și impozit — condiții pentru TVA și impozit, calcul 50% vs 100% și ce verifică ANAF.
• Foi de parcurs pentru PFA: obligații, deducere și model — obligații pentru PFA, deducere și particularități față de firmă.
• Model foaie de parcurs lunară: structură și exemplu completat — structură lunară, exemplu completat și diferența față de FAZ.
• Control ANAF pentru cheltuielile cu autoturismele: ce documente trebuie să ai pregătite — dosarul de control: foi, bonuri, facturi, ITP, asigurări, contracte.
• Cum reduci timpul la foile de parcurs cu automatizare (fără Excel) — cum reduci timpul fără Excel: rute, validare consum, export pentru contabil.
• Foi de parcurs și comodat: mașina personală folosită de PFA sau SRL — mașina pe persoană fizică: comodat, decont de km și foaie de parcurs.
• Traseul casă–serviciu pe foaia de parcurs: când e personal și când poate fi de lucru — naveta casă–sediu: când e personal, când poate fi de lucru, 50% vs 100%.
• Norma de consum pe foaia de parcurs: cum o stabilești și ce verifică ANAF — cum stabilești norma proprie și cum o leagă ANAF de alimentări și rezervor.