Pentru 100%
Regulament intern pentru autoturismul de firmă
Foaia de parcurs arată unde a mers mașina. Regulamentul arată că folosirea personală e interzisă. La 100%, inspectorul le vrea pe amândouă — nu un PDF de zece pagini semnat ieri.
Dacă pretinzi deducere 100% pe un autoturism sub 3,5 tone, foaia de parcurs nu e suficientă. Îți trebuie și un regulament intern (sau o politică auto) care interzice folosirea personală și e semnat de cei care conduc mașina. Fără el, 50% rămâne varianta mai sigură.
Când îți trebuie, de fapt
Regulamentul nu e un formular ANAF și nu există un model obligatoriu. Ce contează e că firma a stabilit, în scris și înainte de perioada verificată, că mașina e pentru activitate — nu pentru weekend și drumul la mall.
La 50% nu e piesa centrală: ai recunoscut deja o utilizare mixtă. La 100%, inspectorul întreabă concret: ce regulă interzice folosirea personală și cine a semnat-o? Diferența dintre cele două regimuri e în articolul despre deducerea 100%. Aici e doar documentul de reguli.
Regulamentul nu înlocuiește foaia. Regulamentul spune „ce e permis”. Foaia arată „ce s-a întâmplat”. Dacă se contrazic — reguli de utilizare exclusiv economică, dar curse de sâmbătă pe foaie — cade 100%.
Ce trebuie să conțină — o pagină e destul
Nu contează volumul, ci faptul că se aplică. Un regulament de o pagină, respectat, ține mai bine decât zece pagini copiate de pe internet. Minimul util:
| Clauză | De ce e acolo |
|---|---|
| Cine poate conduce | Administrator și angajați nominalizați — nu „oricine din familie”. |
| Interdicția folosirii personale | Weekend, vacanță și naveta casă–sediu, dacă nu e traseu de lucru. |
| Ce înseamnă deplasare de serviciu | Client, furnizor, instituție — nu „diverse”. |
| Obligația foii de parcurs | Completare lunară, cu cele 4 elemente. |
| Abateri | Ce se întâmplă dacă mașina e folosită în alt scop. |
Pe prima pagină: data, CUI-ul, numărul de înmatriculare și cine aprobă. Dedesubt, semnăturile celor care conduc. Un regulament pe care nu l-a citit și semnat nimeni rămâne hârtie goală.
Ce cade la control
Inspectorul nu caută un document frumos. Caută coerența dintre reguli și ce s-a întâmplat cu mașina.
- Regulament care permite folosirea personală, dar tu pretinzi 100%.
- Model copiat de pe internet, fără mașina și persoanele tale.
- Semnat în ajunul controlului, pentru trei ani în urmă.
- Foaie cu curse de sâmbătă, regulament cu „exclusiv economic”.
Regulamentul nu ține loc de comodat
Dacă mașina e înmatriculată pe persoană fizică, regulamentul nu rezolvă dreptul de folosință. Primul document e contractul de comodat. Cazul e în articolul despre mașina personală folosită de SRL. Regulamentul vine după, ca să arate că folosirea e exclusiv economică.
Păstrează-l în același dosar cu foile, talonul, RCA-ul și, dacă e cazul, comodatul. În ghidul despre controlul ANAF pe cheltuieli auto e în checklist. Nu trebuie să fie lung. Trebuie să fie aplicat.
Concluzie
Regulamentul spune, în scris, că mașina firmei nu se folosește personal. Nu înlocuiește foaia și nu ține loc de comodat.
Vrei 100%. Ai regulament de o pagină, semnat înainte de perioada pe care o deduci, cu interdicție clară. Foaia lunară confirmă că regula s-a respectat. Cele două spun același lucru.
Rămâi la 50%. Nu forța un regulament de „exclusiv economic” peste curse personale. Regimul de 50% e făcut pentru utilizarea mixtă, iar inspectorul îl acceptă fără această piesă.
Când regulamentul e semnat la timp și foaia nu îl contrazice, inspectorul are un răspuns simplu: firma a interzis folosirea personală, iar km-ii de pe foaie sunt de serviciu. Subiectul e închis. Poți trece la treabă.